Spis mienia to obowiązkowy, choć mający charakter wewnętrzny, dokument każdej fundacji rodzinnej. Pełni on funkcję precyzyjnego inwentarza, w którym ewidencjonuje się wszystkie prawa majątkowe i aktywa przekazane organizacji przez fundatora (lub osoby trzecie). Jego rzetelne sporządzenie i prowadzenie to fundament bezpieczeństwa podatkowego, bez którego fundacja nie może prawidłowo funkcjonować.
Co obowiązkowo musi znaleźć się w dokumencie?
Spis mienia nie może być tylko ogólnikową notatką. Zgodnie z przepisami, musi on szczegółowo dokumentować każdą wpłatę i darowiznę, zawierając:
- Dane osoby wnoszącej – jasne wskazanie, czy dany majątek przekazał fundator, czy też osoba trzecia.
- Rodzaj składnika majątkowego – precyzyjny opis wnoszonego mienia – mogą to być środki finansowe, nieruchomości, ruchomości (np. dzieła sztuki, pojazdy) czy prawa majątkowe (udziały w spółkach, akcje, obligacje).
- Wartość rynkową – wycenę danego składnika dokładnie według cen i stanu z momentu jego wniesienia do fundacji.
- Wartość podatkową – wartość kluczową dla późniejszych rozliczeń w podatku CIT (szczególnie istotną przy ewentualnym rozwiązaniu fundacji).
- Proporcje wniesionego majątku – wyliczenie procentowego udziału mienia przekazanego przez poszczególnych fundatorów (oraz mienia samej fundacji) w całkowitej puli majątku.
Jak prowadzić spis mienia w praktyce?
- Odpowiedzialność za dokument – pierwszy spis (przy zakładaniu organizacji) sporządza sam fundator. Później, bieżąca piecza i obowiązek aktualizacji dokumentu przy każdej nowej wpłacie przechodzą na zarząd fundacji.
- Zakres ewidencji – spis obejmuje wyłącznie mienie przetransferowane z zewnątrz (darowizny, spadki). Nie ewidencjonuje się w nim majątku, który fundacja nabyła lub wypracowała sama (np. zysków z najmu czy inwestycji).
- Forma i kontrola – dokument musi mieć formę pisemną. Chociaż jest to rejestr wewnętrzny, Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) ma prawo w każdej chwili zażądać do niego wglądu – zarząd ma wówczas zaledwie 14 dni na jego przedstawienie.
- Cel podatkowy – prawidłowo ustalone proporcje w spisie są podstawą do wyliczenia ewentualnych zobowiązań podatkowych przy wypłacaniu świadczeń dla beneficjentów.
Czego brakuje w standardowych opisach?
Aby uniknąć problemów formalnych, warto mieć świadomość kilku dodatkowych aspektów:
- Brak wymogu formy notarialnej – w przeciwieństwie do statutu czy aktu założycielskiego, sam spis mienia nie wymaga wizyty u notariusza. Zwykła forma pisemna jest wystarczająca, co znacznie ułatwia zarządowi jego bieżącą aktualizację.
- Ryzyko na etapie rejestracji – brak spisu mienia na samym początku procedury powoływania organizacji stanowi poważny brak formalny. Sąd (KRS) może z tego powodu wstrzymać lub wręcz odmówić rejestracji fundacji.
- Znaczenie przy likwidacji – spis jest krytycznym dokumentem w przypadku rozwiązania fundacji. To na jego podstawie ustala się, jaka dokładna wartość majątku (tzw. mienie polikwidacyjne) może wrócić do fundatora w sposób zoptymalizowany podatkowo.
- Wycena walut obcych – jeśli do fundacji wnoszona jest obca waluta, do spisu należy wpisać jej wartość przeliczoną na złote. Przyjmuje się tu średni kurs ogłaszany przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wniesienia majątku.
